Tags in Microsoft Teams: Wat zijn ze en hoe werken ze?
Microsoft Teams kreeg de titel van één van de meest gebruikte collaboratieve tools op de markt. Het platform kreeg die titel niet voor niets. Teams is een handige samenwerkingstool. Niet alleen voor kleine bedrijven of groepen van mensen, maar evengoed voor grote ondernemingen. Er is echter een functie die velen niet gebruiken: Tags. Wat zijn tags binnen Microsoft Teams en hoe werken ze?
Wat zijn tags in Microsoft Teams?
Tags in Microsoft Teams hebben het potentieel om gemakkelijk te communiceren met bepaalde mensen in een team. Zo bevorder je de samenwerking binnen jouw bedrijf. Team-eigenaars creëren custom tags en werknemers onder die tags worden gecategoriseerd op basis van hun rol, project, skills, locatie of zelfs werkschema’s! Wanneer er mensen onder die tags gebracht worden, kan je elke groep apart noemen in berichten die bijvoorbeeld specifiek voor hen bedoeld zijn met ‘@’.
Twee soorten tags?
Custom tags in Microsoft Teams zijn tags die gemaakt worden door de team-eigenaar. Hieronder steken ze dan een selectie van users. Onder de rol ‘Salesteam’ bijvoorbeeld vallen alle mensen die in het salesteam zitten. Wanneer je dan ‘@salesteam’ gebruikt in een bericht krijgen enkel die mensen een notificatie.
Shift tags zijn tags die automatisch aangemaakt worden wanneer je Microsoft Teams in combinatie met de Shift-app gebruikt. Gebruikers worden onderverdeeld op basis van hun werkschema. Zo tag je bijvoorbeeld alle werknemers die op dit moment aan het werk zijn zonder de anderen te storen met een melding!
Wie kan tags aanmaken en organiseren?
Admins beslissen wie er tags aanmaakt. Je kiest dus gemakkelijk om enkel eigenaars dit te laten beheren, maar alle teamleden de functie geven is ook mogelijk. Zo hebben ze zelf de rechten om tags op te zetten met daaronder bijhorende leden. Voor grotere organisaties is dat laatste zeker interessant omdat er anders voor de eigenaars geen einde komt aan het aanmaken van tags. Let wel op: een gebruiker kan onder maximum 25 tags zitten!
Bij de instellingen kies je of enkel eigenaars tags kunnen maken en beheren of alle leden. Daarbovenop schakel je hier ook het gebruik van tags uit voor heel je team als je dat wenst.
Hoe maak je een Microsoft Teams Tag aan?
Ga naar Teams
Klik rechts op jouw team (niet een channel)
Klik op ‘Tags beheren’, wanneer je nog geen tags hebt, klik je op tag maken
Kies een titel en voeg de gewenste mensen toe (later kan je alle tags nog altijd aanpassen)
Daarna is de tag klaar voor gebruik met ‘@’
Hulp nodig om alles volledig op punt te zetten? E-trace helpt je hier graag bij.